企業の産業保健師として仕事をしている私の、とても緩やかな日の業務の内容・流れを少しだけご紹介しています。
以下は、とある日の午前中の様子です。
本記事の信頼性
本記事を書いている私は、看護師から企業の保健師へ転職し、産業保健師として仕事をしています。
とある企業の正社員産業保健師として仕事をしています。
出社～午前中のお仕事
少し早めに出社して、のんびり朝を過ごします。
到着したらすぐにPCをオン。これが始業時刻として記録されます。
メールチェック
まずはメールの確認からスタート。
日々定時で帰りますので、夕方以降に送られてきたメールは翌朝チェックしています。
こちらから送信したメールへの返信もあれば、問い合わせのメールもあります。送られてくるメールは、社員全員を対象としたメール、産業保健職を対象としたメールなど、メールの種類や内容は様々です。
所謂ビジネスメールというものですが、私は保健師になって初めてビジネスメールを扱いました。
看護師の頃、大学の頃、多少メールを扱いましたが、内容やフォーム等は何も考えずに用件を送信していました。
社会には社会のルールがあり、また、その会社独自のルールもあり、一件メールを作るのも、最初はすごく緊張しましたし、何度も読み返しました（笑）
メールについては、早めに返信が必要な場合には、すぐに返します。それ以外は、頃合いを見つつ、できる時に返信します。
本日の仕事の準備
その日に必要なカルテ等をチェックし、準備します。基本的には前日に準備が住んでいますが、予定の変更などの連絡が直前に入ることもあるので、最終チェックをしています。
会社はほとんど紙カルテであることが多く、電子カルテを導入しているのは、本当に大企業のみと考えた方が良いです。
私のところも紙カルテなので、従業員全員分のカルテが部屋にあります。そして、その全てを私が管理しています。
紙カルテですので、整理と管理に手間がかかります。
どのように整理すべきか、人の異動や新入退職者のカルテをどう把握し管理するのか、カルテの管理には当初頭を抱えました（笑）
そんな山のようなカルテの中から、本日使う分のカルテを出して準備しておきます。
スケジュール調整
直近１～２週間以内に行う面談の予定調整を行います。スケジュール調整は、主にメールのやり取りで行います。変更の必要があれば、代わりの日を決めていきます。
大抵、面談を行うことが決まった日にすぐ、面談の日程を決めるようにしています。
しかし、面談にも様々な種類があり、２〜３ヶ月に１回、中には半年に１回といった間隔で面談を行う人もいます。
そういった先の予定はすぐに調整ができないため、面談予定日が近くなってきたところで、詳細の日時を決めるようにしています。
この面談は、私自身が行う面談だけではなく、産業医が行う面談も含まれます。
全ての面談の日程調整は私が行ない、スケジュール管理は完全に私の仕事になります。
翌日の仕事の準備
翌日の面談時に使用する、必要なカルテや資料は、今日中に準備をします。
また、面談に来てもらえるように、明日面談が行われるということを社員さんへメールでリマインドすることもあります。
面談数は日によって異なり、1人しか予約が無い日もあれば、20人近くの予約があることもあります。
人数が多いと、準備にとても時間がかかります。その場合、面談当日の朝に全ての準備を行うことは難しいため、前日のうちに準備するようにしています。
最後に
以上が、午前中の主な業務でした。
大抵はメールや問い合わせ内容の確認、早めに対処すべき事項を済ませていくことから始めます。
また、その日の予定である業務の準備も同時進行で。
余裕があれば、早めに翌日以降のスケジュールを確認し、できる準備を進めています。
何でも早めに済ませておいたほうが、何かが起きたときにも対処がスムーズだったり、後で困らなくて済みますので。
ここら辺は、看護師時代の業務のやり方の名残かもしれません。