私は保健師になり、ビジネスマナーの必要性・重要性に気が付きました。
産業保健師にビジネスマナーは必要？
看護師としての経験があるから大丈夫かな？
こういった疑問にお答えします。
私は看護師から産業保健師へ転職しましたが、病院の世界と企業の世界は全く違います。
所属や上司などに着目して比較してみましょう。
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看護師 |
保健師 |
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勤務先 |
病院、クリニックなど |
企業 |
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経営者・事業者 |
病院長・看護部長 |
社長、CEO |
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所属 |
看護部 |
総務部、人事部など |
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周りからの認識 |
看護師 |
企業人 |
いくつかの項目で比較してみましたが、看護師と保健師では全て異なっているのがわかります。
私は保健師になって、看護師時代とは上記について異なることに気づき、以下のように思いました。
社会人として、ビジネスマナーの基本は必須
看護師として使っていたマナースキルでは不十分だった→改めて身につける必要がある
メールや電話のときの言葉の使い方に困惑
まず日々の仕事において、従業員との面談を行うためのスケジュール調整があります。
その際は主に、メールを使用して日程調整をします。時には電話で話して決めることもあります。
保健師としての仕事を始めて間もなく、先輩保健師より、メールでの日程調整を依頼されました。
しかしすぐにメールを作成することができず、「…書き出しってどうすれば良いの？」という疑問が。
いきなりの出だしでつまづくというハプニング！
保健師として経験を重ねた今では当たり前のようにメールを書くことができますが、最初はどのように書けば良いのかわかりませんでした。
でもそれは当然のことで、看護師時代に私は滅多に仕事でメールを使用しませんでした。
普段、メールのやり取りをすると言ったら友人とだけで、上司や仕事関係者とメールのやり取りをすることは稀でした。
通常のコミュニケーションはLINEといった簡単なものがほとんどになっており、誰かに対してきちんとした文章を書くということをしてこなかったのです。
そして、もう一つ問題になったのは電話です。
電話は看護師時代によく使っていました。
「はい、〇〇病棟の△△です」というように応答し、その後はフツーに会話をする感じ。
しかし、今いる場所は会社です。
上司や目上の方とする会話についてそこまで考えたことがなかった私は「正しい言葉遣いって、どんな感じなんだっけ？」と困惑しました。
ひとまず普通に受話してみるものの、敬語が変な感じになっている自分に気づきます。
でも、正解もわからない日々。
正直、自分の言葉遣いに自信を無くしました。
メールも電話も少し苦手意識がついてしまいました。。
仕事の対象は従業員全員＝新入社員から社長・役員まで！？
企業の保健師として存在しているので、対象は同じ企業に所属するすべての人です。
つまり、上司も含まれます。
会社には様々な役職があり、直属の上司は課長ですが、その上には部長、その上にも〇〇部長や、常務などの役員もいます。
もちろん、トップには社長も。
それらすべての人に対して保健活動を行うのです。
そして、それらの人々と関わりを持つ場面があった際、
「役員相手に何ができるの！？なんだかこわい！！！」
「とにかく言葉遣いとかの接遇面、大丈夫かな…」
こんな風に思いました。
接遇に一番自信が無かったのです。
また、保健師として外部の業者と連絡を取る場面も多々あります。
このような場合には、会社の人間として電話をかけるため、言葉遣いがおかしいことが原因で会社にマイナスのイメージをもたらしてしまったらどうしよう、という気持ちにもなりました。
自分一人に関わることならまだしも、会社に迷惑をかけることは避けたいですよね。
産業保健師は産業医の秘書的役割もある
産業保健師としての数ある仕事の中でも重要なものとして、産業医のサポートがあります。
病院で看護師が医師の診療の補助を行うように、会社でも産業医の補助を保健師が行います。
産業医は限られた時間の中で産業医が行うべき業務に専念すべく、その他の業務（雑務）は保健師が行うことが多いです。
産業医のサポートとして、役員と産業医の取次も行いますし、役員の秘書の方とも接する機会があります。
役員の秘書は本物の秘書さんですので、身なりから立ち振る舞いまでの全てがきちんとしています。
産業医の代理としての仕事を行う私も、やはり秘書のようにきちんとしないと、産業医のメンツに関わるのではないかと思うこともあり（そんなことは無いかもしれませんが）、接遇はしっかりしておく必要があるのではないかと感じました。
看護師時代のビジネスマナーでは不十分だった
看護師時代も社会人としての基本的な接遇は意識していたつもりです。入社後にビジネスマナー研修も受けました。
看護師の業務の対象は基本的に患者ですが、患者への接遇の悪さに関して患者から病院へ投書をされることもあり、病院の看護師全体として「接遇は気をつけるように」と言われていた気がします。
業務立場上、患者より医療職の方が上側に位置していることは明らかで、それがそのまま接遇面に表れているようでした。（本当は上側では無いのですが、病院ではそのようになってしまうことが多いです）
もちろん、医師から患者への態度も同じでした。
患者には高齢者が多いのもあり、「おばあちゃん」と呼んだりすることもしばしば見られました。
もちろん最初は敬語を使いますが、慣れてくるとため口や丁寧語程度になることがほとんどでした。（悪しき風習ですね）
信頼関係を築く上でのコミュニケーションと言えばそうなのですが、やはり、世間から考えれば普通では無いかもしれません。
医療職の接遇が上記のようになってしまうのは、割と多かったのではないでしょうか。
もしかすると以前よりも今の方が接遇が正しくなってきているかもしれませんけどね。
そんな感じで、私も看護師のときには“接遇がちゃんとできていない人”の一人でしたので、保健師になってからとても苦労しました。
丁寧語はわかるけど、尊敬語や謙譲語が使い分けられないという感じです。
ビジネスマナーが身に付いていないと、余計な時間がかかる
マナーは相手への尊敬の現れです。
また、適切な距離感を表すという意味合いもあるように思います。
そのため、それができないということは相手に失礼になるのではないでしょうか。
特に企業は上下関係や対内外関係がしっかり分けられている場所ですので、接遇面は基本中の基本です。
保健師は、新卒時からビジネスマナーを身に付けている従業員を相手にコンタクトを取り、面談をしていかなければなりません。
相手にとって当たり前になっている接遇を自分できなかった場合、相手は「失礼」だと感じることでしょう。
そのため、メールひとつにしても、言葉遣いには細心の注意を払います。
そしてそのビジネスマナースキルがまだ身に付いていないとき、
「こういう場合はどう表現するんだっけ？」
「この書類はどのような体裁で作れば良いんだっけ？」
と疑問が出てしまい、その度に調べるという繰り返しになり、ひとつの作業でも時間が大きくかかります。
そのため、基本的なマナースキルを身に付けておかないと、日々苦労してしまいます。
実際、最初はとても苦労しました。
メールを一通送るのに、何十分かけたかわかりません。
相手に失礼なことがあるのではないかと不安になり、何度も読み直し修正を重ねました。
でも、今はビジネスマナーのベースが身に付いたため、仕事も順調に、従業員の皆さんと自信を持ってコンタクトを取れるようになりましたので、接遇の重要性・必要性に気が付けて良かったと思っています。
秘書検定を利用し、基本的なビジネスマナースキルを取得
『ビジネスマナーを身に付ける』と考えた場合、私はなぜか咄嗟に『秘書検定』を思い浮かべました。
『秘書』って接遇ばっちりのイメージではありませんか？
なので、秘書検定を利用してビジネスマナーを身につけようと考えました。
書店に行けばたくさんの本が並んでいますし、試験も年に２〜３回実施されています。
合格率も悪く無いので、しっかり勉強すればできるはず！
そう思い、独学で秘書検定３級と２級を連続で受験し、合格できました 。
秘書検定後、社内メールや電話対応に自信が持てるようになった
正直なところ、秘書検定の内容全てを普段の業務で用いるわけではありません。
産業医の仕事のサポートをする立場として、産業医の秘書的な立ち位置にもなりますが、本当の秘書ではないので（笑）。
ですが、普段のメールのやり取りがものすごく楽になりました。
敬語の使い方をよく考えるようになり、今まで自分が送っていたメールを読み返すと、敬語がイマイチすぎて恥ずかしくなりました。
電話も同様です。
役員や社外とのやり取りの際にも、考えながら丁寧に対応を心掛けました。
電話時のメモの取り方も、秘書検定で学んだんですよ。
産業医への取り次ぎや伝言の際にも、役立ちます。
これまでの自分のメールの書き方や言葉遣いのおかしい点に気付くことができるようになりましたので、まだ完璧とは程遠いのですが、得るものはとても大きかったと感じています。
また、文書の体裁も理解することができましたし、応用できる場面が大きいように思います。
一社会人としてのビジネスマナーを身に付け、社外でも堂々と！
産業保健師は一人職場ですが、社外の研修へ行くと多くの企業の保健師と出会うことができます。
その際にいろいろなお話をして情報交換をすることが多いのですが、相手の方とは最初に『名刺交換』をします。
名刺交換により、相手の方のお名前やどこの企業の方なのか、全てを確認することができます。
一人職場で相談相手がいない分、そういった研修で知り合えた方へ今後何かを相談する機会があるかもしれませんが、その際には名刺に記載のある連絡先へメールや電話をすることもあります。
名刺交換は、保健師にとって、とても重要なことです。
この名刺交換は、看護師にはありません。
名刺自体を持っていないので、扱う場面がありませんでした。
看護師時代に扱うことがなかったものは、やはり新たなスキルとして身に付けなければなりませんね。
まとめ
産業保健師は一企業の従業員です。社会人として、ビジネスマナーを備えておくのは基本的なこと。
看護師も入社当初にマナー研修があると思いますが、お辞儀の角度やあいさつの仕方といった日常に必要なことのみで、文章スキルは教わりません。
立ち振る舞い等も説明がなされますが、実践の場が無ければ、身につかないですよね。
私は基本的なビジネスマナーを備えることのないまま、社会人として過ごしてきてしまいました。
マナーが身についていないと、そのマナーが当たり前にできている人にとって、とても「失礼な人」として見られてしまうかもしれません。
例として、もしあなたが人を待たせてしまったときに「お待たせしてすみません」と謝るとします。これが基本。
でも、逆にあなたが待たされた側になったとき、遅れてきた人から何も言われなかった場合、少し嫌な気持ちになりませんか？
「自分だったら、待たせたことを詫びるのに」と思うかもしれませんよね。
それと同じことです。
ビジネスマナーは社会人の『基本』です。
できていなくても仕事はできるかもしれませんが、人と仕事をする上で、相手に不快感を抱かせず、逆に好感を抱いてもらいながら仕事ができれば、物事は円滑に進みそうですよね。
できることなら、その『基本』はしっかりと押さえておきたいところです。
新卒から保健師になった方、もしくは看護師等別の職種から転職して初めて企業に入った方、ぜひ、最初にビジネスマナーについて学び、身に付けましょう。
きっとそのマナーは相手に好印象を与え、その後の自分の仕事を良い方向へ助けてくれることでしょう。